Deel 1: de vijf uitdagingen van hybride werken voor bedrijven

In een wereld waarin hybride werken de nieuwe norm wordt, staan bedrijven voor talloze uitdagingen. Van het behouden van betrokken medewerkers tot het heroverwegen van kantoorruimte, de verschuiving naar een hybride model heeft diepgaande gevolgen voor leidinggevenden, werknemers en de kantorenmarkt. In deze tweedelige blogserie duiken we diep in deze uitdagingen en bieden we inzichten om ze effectief aan te pakken.
‍

Hoe ga je als bedrijf om met de uitdagingen die hybride werken met zich mee brengen

De manier waarop kantoren worden gebruikt, is door het hybride werken fundamenteel veranderd. Dit heeft ook zijn weerslag op de kantorenmarkt. Traditionele huurcontracten maken steeds vaker plaats voor diverse vormen van flexibele huur. Hierdoor is er een opwaartse trend zichtbaar in de markt voor flexibele kantoren en werkplekken. Doordat mensen minder frequent naar het kantoor komen, hebben bedrijven minder traditionele kantoorruimte nodig. Voor veel bedrijven is de oplossing het afnemen van flexibele kantoorruimtes en werkplekken, zodat ze gemakkelijk kunnen inspelen op veranderende behoeften qua kantoorruimte. Kortom, de verandering in werkmethoden heeft geleid tot diverse uitdagingen voor leidinggevenden, werknemers en de kantorenmarkt.

Deze uitdagingen kunnen worden onderverdeeld in vijf kerngebieden:

1. Betrokken medewerkers
2. Een toekomstbestendig kantoor beleid
3. Het faciliteren van technologie
4. Kennisoverdracht
5. De balans tussen werk en privé

In deze blogpost gaan we uitgebreid in op de verschillende facetten van hybride werken, de bijkomende uitdagingen en hoe organisaties deze kunnen aanpakken om een succesvolle hybride werkplek te realiseren.

Het is voor ons van belang dat je deze uitdagingen herkent. Met de inzichten uit deze blogpost kun je jouw bedrijf ondersteunen om de uitdagingen effectief aan te gaan. Later in deze blogpost zullen we dieper ingaan op deze uitdagingen.
‍

Uitdaging 1: betrokken medewerkers

Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is het betrokken houden van medewerkers bij de organisatie en daarmee het cultiveren van de bedrijfscultuur. Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat er een gevoel van betrokkenheid heerst, zodat iedereen zich onderdeel van het team voelt, ook als ze slechts een deel van de week of helemaal niet fysiek samenwerken? Wanneer geen rekening wordt gehouden met de impact van hybride werken, kan remote werken leiden tot gevoelens van eenzaamheid en isolement. Dit gevoel van eenzaamheid heeft weer een negatieve impact op de geestelijke gezondheid en het werkplezier, met als resultaat medewerkers die niet betrokken zijn en slechte tot geen resultaten behalen. Bedrijven moeten proactieve stappen ondernemen om teambuilding en communicatie aan te moedigen.
‍

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Een eenvoudige en praktische manier om jouw medewerkers meer betrokken en gewaardeerd te laten voelen, is door middel van het invoeren van flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij diensten zoals YourCampus kunnen medewerkers zelf kiezen binnen hun beschikbare budget welke secundaire arbeidsvoorwaarde het beste bij hen past.

1-op-1 gesprekken

Managers moeten regelmatig 1-op-1 gesprekken inplannen. Het is gebruikelijk om eens in de twee of drie weken contact te onderhouden met hun teamleden. Gebruik deze momenten niet alleen om over resultaten te praten, maar vraag ook naar de mening van je collega en informeer hoe het met ze gaat, zowel fysiek als mentaal. Meer weten? Lees dan dit artikel van Microsoft

Sociale activiteiten

Organiseer (virtuele) sociale activiteiten en evenementen om teambuilding te bevorderen en werknemers de kans te geven om informeel contact te hebben met hun collega's. Denk aan workshops waar collega’s kennis kunnen delen over een specifiek onderwerp, hackathons, game toernooien of After Work borrels. Meer weten? Lees dan het onderzoek “State of Remote 2022” dat is gedaan door Buffer.

Kernwaarden

Wees duidelijk in de communicatie over de missie, visie en kernwaarden van de organisatie aan alle werknemers om ervoor te zorgen dat men zich kan identificeren met het bedrijf en zich daardoor betrokken voelt. Meer weten? Lees dan wat McKinsey te zeggen heeft over hoe de toekomst van werk eruit ziet.
‍

Uitdaging 2: kantoor en werkplek strategie

De manier waarop en wanneer mensen het kantoor gebruiken is compleet veranderd. In eerste instantie hadden managers wereldwijd verwacht dat men na de pandemie massaal zou terugkeren naar het hoofdkantoor. Het tegenovergestelde is gebleken. Wereldwijd geven medewerkers aan zelf te willen bepalen waar en wanneer men gebruik maakt van een werkplek, zij het op het hoofdkantoor, een hub, een coworking-space of thuis. De nieuw verworven flexibiliteit en vrijheid in de keuze van de werkplek, is essentieel geworden voor het aantrekken en behouden van talent. Het resultaat is dat bedrijven wereldwijd moeten nadenken wat zij gaan doen met een hun overschot aan gehuurde kantoorruimte. Door werknemers de mogelijkheid te bieden om flexibel te werken, kunnen bedrijven de omvang van hun kantoorruimte verkleinen en daarmee aanzienlijke besparingen realiseren op huur, onderhoud en energiekosten. Volgens een onderzoek van CBRE kan het implementeren van een hybride werkstrategie leiden tot een vermindering van kantoorruimte met wel 30% [bron: CBRE].

Bedrijven hebben dus steeds meer behoefte aan flexibele kantoor- en werkplek oplossingen die beter aansluiten op de veranderende behoeften in en rondom de werkplek van de medewerk. Het creëren van een toekomstbestendig kantoorbeleid is essentieel om het succes van de organisatie op de lange termijn te waarborgen. Hier zijn enkele aandachtspunten om te overwegen bij het ontwikkelen van een effectief en duurzaam strategie voor je kantoorhuisvesting.
‍

Bereken Hybrid Work Footprint [HWF]

Begin met het in kaart brengen van je Hybrid Work Footprint. Om een toekomstbestendig beleid vorm te geven, moet je de cijfers kennen. Hoeveel werkplekken faciliteer je? Wat zijn de kosten per werkplek per medewerker? Hoe vaak komen mensen naar kantoor? Hoeveel moet men reizen en wat kost dat? Wat zijn de kosten per gebruikte werkplek? Op basis van een grondige HWF-analyse kun je bepalen wat de impact is van hybride werken op jouw organisatie.
‍

Aanbieden Workplace-as-a-Service

Verdiep je in de mogelijkheden van Space-as-a-Service. De traditionele kantorenmarkt wordt namelijk steeds flexibeler en meer servicegericht. Uit onderzoek van The Instant Group is naar voren gekomen dat 1 op de 2 Europese kantooreigenaren verwacht dat ze tegen 2025 16% tot 25% van hun commerciële vastgoedportefeuilles flexibel en servicegericht zullen aanbieden. Er gaat dus een enorme groei plaatsvinden in de markt voor Flex Space Operators en Flex Space Platforms. In plaats van grote kantoren te onderhouden, kunnen bedrijven hun werknemers Space-as-a-Service abonnementen aanbieden. Dit stelt werknemers in staat om te werken vanuit verschillende locaties en biedt organisaties de flexibiliteit om kosten te besparen op ongebruikte kantoorruimte. Neem eens een kijkje naar on-demand platformen zoals Desana, DeskPass, LiquidSpace, YourDesq en Wezoo.

Een fit-out met een doel

Uit het onderzoek van McKinsey komt naar voren dat je kantoor een purpose nodig heeft. De werkomgeving moet meer zijn dan alleen een bureau. Het moet mensen motiveren om naar kantoor te willen. Breng de behoefte van je medewerkers in kaart. In wat voor soort kantooromgeving willen zij het liefst werken, van welke type werkplekken maken zij het liefst gebruik en wanneer? Onder welke voorwaarden en omstandigheden zijn medewerkers geneigd om op kantoor te werken. Design & built agencies kunnen jouw advies gevenom een kantooromgeving te realiseren die samenwerking als geconcentreerd werk ondersteunen, om zo aan de uiteenlopende behoeften van hybride werknemers te voldoen. Neem eens een kijke op: Ditt, Desque, Kato, Skepp en Wemake.
‍

Stimuleren van duurzaamheid

Hybride werken draagt bij aan de vermindering van woon-werkverkeer en verlaagt daarmee de CO2-uitstoot. Door een duurzame werkstrategie te hanteren, kunnen bedrijven bijdragen aan een beter milieu en mogelijk profiteren van belastingvoordelen of subsidies.

Continue evaluatie

Houd regelmatig feedbacksessies en enquêtes onder werknemers om te begrijpen hoe het hybride werken in de praktijk functioneert. Gebruik deze informatie om het kantoorbeleid indien nodig bij te stellen en verbeteringen aan te brengen. In het artikel “De uitdagingen van hybride werken: wat managers moeten weten” van Frankwatching vindt je meer over dit onderwerp.
‍

Conclusie 

In dit eerste deel hebben we enkele van de grootste uitdagingen belicht waarmee bedrijven worden geconfronteerd in het tijdperk van hybride werken. Van het behouden van betrokken medewerkers tot het heroverwegen van de kantoorstrategie, de transitie naar een hybride model is complex en vereist een doordachte aanpak. Maar dit is slechts het topje van de ijsberg. In het tweede deel van deze serie zullen we verder ingaan op de overige uitdagingen en praktische oplossingen bieden om deze effectief aan te pakken. Blijf ons volgen om te ontdekken hoe je jouw organisatie kunt voorbereiden op de toekomst van hybride werken. Klik hier om deel 2 van deze blog post te lezen.